浙江省输血协会会议管理制度

来源:综合办公室 作者: 发布时间:2015-07-10

浙江省输血协会会议管理制度
(2015年7月8日三届四次常务理事会讨论通过)

1.目    的:为更好地决策、部署、指导、协调协会各项工作,根据《浙江省输血协会章程》和有关民主决策的规定,保证工作目标、计划任务的落实,规范管理协会各类会议,保证会议质量和会议效率,特制定本制度。
2.适用范围:协会各类会议。
3.管理部门:协会秘书处为管理部门,负责本制度制订、修改、废止的起草、日常管理和解释工作。
4.管理内容:
4.1 会议内容
  4.1.1 会员代表大会
  4.1.1.1 会议组织:会员代表大会是协会的最高权力机构,由协会理事长召集并主持;
  4.1.1.2 参加人员:协会各会员单位的代表参加,会员代表大会须有2/3以上会员代表出席方能召开,其决议表决时须经到会半数以上代表通过,方能生效;
  4.1.1.3 召开时间:一般每4年召开一次。因特殊情况须提前或延期换届的,须由理事会表决通过,报业务主管部门审查并经社团登记管理机关批准同意。但延期换届最长不超过一年。
  4.1.1.4 会议内容:制定和修改章程;选举和罢免理事;审议理事会的工作报告和财务报告;决定协会终止事宜;决定其它重大事项。
  4.1.2 理事会
  4.1.2.1 会议组织:理事会是会员代表大会的执行机构,在闭会期间领导协会开展日常工作,对会员代表大会负责。其会议由协会理事长召集并主持;
  4.1.2.2 参加人员:协会理事参加,理事会须有2/3以上理事出席方能召开,其决议须经到会2/3以上理事表决通过方能生效;
  4.1.2.3 召开时间:理事会每年召开一次,若有困难或特殊情况可采用通讯方式进行;
  4.1.2.4 会议内容:执行会员代表大会决议;选举和罢免理事长、副理事长、秘书长;筹备召开会员代表大会;向会员代表大会报告工作和财务状况;决定会员的吸收或除名;决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任;领导协会各机构开展工作;制定内部管理制度,进行奖励和表彰活动;决定其它重大事项;
  4.1.2.5 其他规定:理事因各种原因(离退休、调动工作、长期生病等)不能正常履行职责时,授权常务理事会会商有关单位进行调整,常务理事会有最后决定权。
  4.1.3 常务理事会
  4.1.3.1 会议组织:常务理事会由理事会选举产生,对理事会负责。其会议由协会理事长召集并主持;
  4.1.3.2 参加人员:协会常务理事参加,常务理事会须有2/3以上常务理事出席方能召开,其决议须经到会2/3以上常务理事表决通过方能生效;
  4.1.3.3 召开时间:常务理事会至少半年召开一次会议,情况特殊也可采用通讯方式进行。
  4.1.3.4 会议内容:贯彻落实会员代表大会和理事会决议;筹备召开会员代表大会和理事会;决定会员的吸收或除名;决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构;决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任;督促、检查协会各机构工作;制定内部管理制度,进行奖励和表彰活动;决定其它重大事项。
  4.1.4 理事长会议
  4.1.4.1 会议组织:理事长会议由协会理事长召集并主持;
  4.1.4.2 参加人员:副理事长、秘书长参加;
  4.1.4.3 召开时间:一般每半年召开一次,必要时可临时召集,情况特殊可采用通讯方式进行。
  4.1.4.4会议内容:审议协会年度工作计划、工作报告及年度预决算;督促、检查会员代表大会、理事会和常务理事会作出的各项决议、工作目标任务的贯彻落实情况;研究、讨论协会重大事项的实施方案及其他重要工作。
  4.1.5 秘书长会议
  4.1.5.1 会议组织:秘书长会议由秘书长召集并主持;
  4.1.5.2 参加人员:协会秘书长、副秘书长参加,必要时可扩大至秘书处联席会议;
  4.1.5.3 召开时间:原则上一个季度一次,可以通讯方式召开;4.1.5.4 会议内容:组织实施协会年度工作计划;传达理事长、副理事长指示精神,对协会重要工作提出意见和建议;就会员代表大会、理事会、常务理事会各项决议的贯彻执行作出部署。
  4.1.6 秘书处办公会议
  4.1.6.1 会议组织:秘书处会议由秘书长召集
  4.1.6.2 参加人员:秘书处全体人员参加;
  4.1.6.3 召开时间:原则上每月召开一次;
  4.1.6.4 会议内容:学习贯彻会员代表大会、理事会、常务理事会、理事长会议和秘书长会议的精神、决议和部署的工作任务;听取各部门日常工作,部署近期工作。
  4.1.7 专业工作委员会(质控组、实验室)工作会议
  4.1.7.1 会议组织:由专业工作委员会(质控组、实验室)主任委员召集并主持;
  4.1.7.2 参加人员:各专业工作委员会(质控组、实验室)成员参加。可邀请协会会长、秘书长参加。
  4.1.7.3 召开时间:原则上每年召开一次,可以通讯方式召开;4.1.7.4 主要内容:传达协会会议精神和工作意见,研究布置专委会工作,通报、讨论行业重要情况,决定专委会重要事项。
  4.1.8 其他会议,如学术年会、研讨会、论坛、沙龙、培训等均参照《浙江省输血协会学术活动管理规定》执行。
  4.1.9 涉及协会人、财、物等重大事项的决策,要经过民主程序,不得个人专断。进行改选换届的会员(代表)大会、理事会须有符合法定人数的会员(代表)、理事出席方能召开,不得以通讯方式召开。会员(代表)大会、理事会、常务理事会等民主决议事项,不得以鼓掌方式进行表决。
  4.2 会议的审批
  4.2.1 会议主办部门应于会议召开前两周填写《浙江省输血协会会议申请单》(附件1)报秘书处;
  4.2.2 秘书处对会议内容、预算、场地选择、展览、印刷、会议交通等项目进行监督审核;
  4.2.3 会议经秘书长审核、理事长审批后组织实施。
  4.3 会议的组织要求
  4.3.1 协会需召开的各种会议由协会秘书处统筹协调安排;会议主办部门商同秘书处具体落实会务工作;
  4.3.2 须与会议服务单位或安排会议的酒店签订会议服务协议;
  4.3.3 控制会议规模,内容相近的会议要合并召开,简化会议程序,改进会议会风,注意学术导向,提高会议质量,会场及会议通道不得摆放任何商业广告。
  4.3.4 厉行节约、勤俭办会,严格控制会议经费。所有学术会议收支必须严格遵守国家财会法规,严格执行预算制度,不得支付与学术活动无关的任何费用。
  4.3.5 严禁在中纪委明令禁止的风景名胜区或度假村等地方组织会议,除国际性会议外,不在五星级宾馆举办学术活动。会议邀请的专家讲者,按有关标准接待,不做头等舱及商务舱(院士、国际知名专家除外),不住豪华房间,不租用豪华车辆接送。不得组织旅游以及与会议无关的参观活动;不得以任何名义发放纪念品。严禁以培训名义召开会议。
  4.3.6 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费等。会议费实行综合定额控制,参照《浙江省省级机关会议费管理规定》(浙财行〔2014〕7号)执行。
  4.3.7 会议主办部门应进一步改进会议形式,降低会议成本,提高工作效率。工作人员数量原则上控制在总人数的15%以内。
  4.4 会议费报销
  4.4.1 会议费报销时除合法票据外,还应当提供会议审批依据、会议通知及实际参会人员签到表、会议服务协议、饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。
  4.4.2 会议费支付,应当以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。
  4.4.3 对未经批准的会议,以及超范围、超标准开支的经费一律不予报销。
  4.5 会议资料的存档:会议主办部门在会议结束后应将会议相关资料,如会议通知、会议签到、会议资料、会议记录、有关决议等整理齐全交秘书处统一归档。
5.引用依据:
  《民政部 财政部关于加强社会组织反腐倡廉工作的意见》(民发〔2014〕227号)、《浙江省省直机关会议活动管理规定(试行)》(浙委办发〔2013〕82号)、《浙江省省级机关会议费管理规定》(浙财行〔2014〕7号)、《浙江省医学学术交流管理中心关于进一步加强学术活动管理的通知》(浙医管中心〔2014〕63号)。
6.附件:
  6.1 浙江省输血协会会议申请单;
  6.2 浙江省输血协会会议服务协议。
附件1:

浙江省输血协会会议申请单

填表日期:      年  月  日

申请部门

会议内容

会议地点

会议时间

会议规模

    人

参加对象

主要议程或日程安排

拟请领导、嘉宾(姓名、单位、职务职称)

会议经费预算

会议承办部门负责人签名

年    月     日

会议审批

审核意见:

秘书长:

审核日期:

审批意见:

理事长:

审批日期:

注:请于会议召开前两周完成审批。


 

附件2:

浙江省输血协会会议服务协议

 

甲方:浙江省输血协会

乙方:___________________________

经友好协商,甲乙双方就乙方承办甲方之__________________会议事宜达成如下协议,双方共同遵守执行。

一、基本情况

会议时间:____________________ ;

预计会议人数:_______________人。

二、乙方提供如下会议服务

1、会场:

会场

时  间

场租

备注

2、餐饮:

时间

用餐形式

地点

餐标

用餐人数

3、住宿:

入住日期

房型

数量

协议价

备注

4、会议资料设计印制

项目

单价

数量

协议价

备注

5、展览服务

项目

单价

数量

协议价

备注

6、其他约定事项:详见《酒店协调事宜联系单》。

三、约定事项

1、甲方在乙方的消费由甲方指定人员签字后即表认可。

2、会议期间,乙方应能依照协议要求提供足量住房、用餐保证,以甲方实际消费情况核算费用。

3、如乙方不能按协议约定提供房间, 乙方有义务提供比原预订客房同级以上房间或负责安排同级及以上相邻饭店。如乙方不能提供,甲方有权自主联系安排同级及以上其他饭店,并告知乙方,由乙方支付全部房费。

4、如乙方不能按协议约定提供餐饮, 乙方有义务提供比原预订标准同级以上餐饮或负责安排同级及以上相邻饭店。如乙方不能提供,甲方有权按原预定标准自主联系安排同级及以上其他饭店餐饮,并告知乙方,由乙方支付全部餐费。

5、甲方在接到乙方通知的_________工作日内,结清会议费用,乙方出具消费清单、发票。

四、违约责任

除不可抗力致使双方不能履行本协议的情况外,任何一方违反其在本协议中的义务,另一方有权要求对方依据本协议的有关条款、补充协议、中华人民共和国的相关法律进行赔偿。

本协议一式两份,甲、乙双方各执一份,经双方协商签署生效,未尽事宜,双方应通过友好协商,妥善解决。若协商仍不能解决时,可向原告方所在地的人民法院诉讼解决。

五、廉政协议

乙方需配合甲方的行风建设和反腐倡廉工作,承诺依法文明经商,自觉遵守国家法律法规,不使用非正当或非法的经营手段,不得实施商业贿赂行为;乙方已清楚实施商业贿赂将会列入当地商业贿赂不良记录并受到国家、省、行业相关法律法规的刑(民)事、行政处罚。

单位(盖章):                    单位(盖章):

电话:                           电话:

日期:                           日期:

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